Поручение на обработку персональных данных в Auto CRM

1. Роли сторон и действие поручения

Заказчик — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, указанный в подтверждении договора Auto CRM, — поручает ООО «ВАНГОЛОС», ИНН 7801752245, ОГРН 1267800051870, далее — Исполнитель, обработку персональных данных в своей рабочей организации Сервиса https://auto.onegolos.ru. Заказчик определяет цели, состав и правовые основания обработки и выступает оператором. Исполнитель обрабатывает указанные данные по поручению Заказчика в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Поручение является частью договора Auto CRM и относится только к указанному Заказчику, его рабочей организации и согласованным филиалам. Стандартные условия действуют с их подтверждения уполномоченным представителем по процедуре оферты либо в порядке индивидуального соглашения. Обработка реальных данных в новом объёме допускается только после согласования спецификации и выполнения необходимых правовых и организационных условий. Одна отметка о принятии стандартных документов не подтверждает согласование спецификации.

Самостоятельная обработка Исполнителем контактов представителя для заключения и исполнения договора, расчётов и обязательного учёта не относится к порученной клиентской базе и осуществляется на отдельном законном основании. Исполнитель не использует порученные данные для собственной рекламы, продажи баз, сопоставления клиентов разных Заказчиков или обучения внешних моделей. Публикация новой редакции не изменяет оснований ранее совершённой обработки и не создаёт акцепт задним числом.

2. Спецификация и цели обработки

Цели обработки: организация записи и обслуживания клиентов автомойки или детейлинг-центра, ведение истории заказов, согласование работ, учёт расчётов и рассмотрение обращений. При отдельном выборе соответствующих функций — учёт смен и начислений работникам, обслуживание программы лояльности, сервисные сообщения по заказам и управленческие отчёты Заказчика. Рекламные рассылки не приравниваются к сервисным сообщениям и настоящим стандартным поручением не разрешаются.

До начала соответствующей обработки стороны согласуют спецификацию. В ней определяются: реквизиты оператора и рабочая организация, филиалы и функции; выбранные цели, категории субъектов, поля и операции; роли доступа; сроки хранения либо проверяемые условия их окончания; места размещения основной базы, файлов и копий; привлечённые получатели и подключения; формат и порядок экспорта; порядок удаления и его подтверждения; уполномоченные лица и каналы обычных и срочных уведомлений.

Спецификация оформляется отдельным документом или согласованным электронным подтверждением, позволяющим установить стороны, полномочия представителей, содержание, версию и дату. У каждой стороны сохраняется её воспроизводимая копия. Журнал принятия стандартной оферты и поручения не включает индивидуальную спецификацию автоматически. Неопределённые условия не считаются согласованными; до их согласования соответствующая обработка не поручается.

Перечни в разделах 3–5 определяют допустимые границы стандартного поручения. В спецификацию включаются только необходимые конкретному Заказчику данные и операции, а не все технически доступные поля. Новая цель, категория субъектов, состав данных или внешний получатель требуют согласования до использования. Доступность функции и её техническое включение сами по себе не расширяют поручение.

3. Данные клиентов и обслуживания

Категории субъектов: действующие и потенциальные клиенты Заказчика, представители организаций-клиентов, владельцы автомобилей и их уполномоченные представители. Для записи и обслуживания обрабатываются выбранные необходимые сведения: имя, телефон, email, организация; марка, модель, год, цвет и государственный регистрационный номер автомобиля; дата записи, услуги, статус заказа, назначенный исполнитель и относящийся к заказу комментарий. Сведения об автомобиле и заказах рассматриваются как персональные данные, если связаны с определённым или определяемым человеком.

Для истории и расчётов: сведения о заказе, стоимость, скидка, способ и статус оплаты, возврат; при выборе соответствующих функций — депозит и начисления лояльности. Для согласованного осмотра: фотографии автомобиля и повреждений, комментарий, имя согласовавшего работы, время и результат согласования. Для обращения: необходимые контакты, содержание сообщения или претензии, связанный заказ и действия по обращению.

Фотографии используются для фиксации состояния автомобиля, а не для установления личности по биометрическим признакам. Заказчик исключает из загрузки не относящиеся к осмотру изображения людей и документов; случайно включённые избыточные сведения ограничиваются в обработке и удаляются. Свободные заметки и вложения допускаются только в пределах согласованной цели и категорий, а не для хранения произвольных персональных данных.

4. Персонал, пользователи и технические данные

Субъекты: работники и привлечённые исполнители Заказчика, уполномоченные пользователи его организации и пользователи клиентского кабинета. Для доступа: имя, email или телефон, роль, идентификаторы организации и аккаунта, хеш пароля. Для выбранного учёта работы: имя или идентификатор сотрудника, смены, даты и часы работы, выполненные услуги, суммы начислений и корректировок, их основания. Полное кадровое дело в стандартное поручение не входит.

Для авторизации, безопасности и учёта действий в рабочей организации: IP-адрес, сведения о браузере и операционной системе, технический идентификатор устройства, вычисляемый с помощью HMAC, идентификатор сессии, время и результат входа или операции, идентификатор и версия подтверждённых пользователем условий. Применяются только фактически необходимые поля и согласованные сроки. Исходные параметры устройства не собираются, если функция обходится ограниченным производным идентификатором. Рекламное профилирование в эту цель не входит. Записи об акцепте представителем договора с Исполнителем обрабатываются отдельно для подтверждения договорных отношений.

5. Операции и исключения

В согласованных целях и составе разрешены: сбор через формы и импорт; запись, систематизация, накопление и хранение; уточнение, извлечение и использование для выбранных функций; предоставление доступа уполномоченным лицам; передача согласованным получателям; блокирование, удаление и уничтожение. Обработка осуществляется с использованием средств автоматизации и передачей по сети интернет. Резервирование и восстановление выполняются для тех же целей и в том же согласованном объёме. Распространение данных неопределённому кругу лиц не поручается.

Стандартное поручение не включает специальные категории персональных данных, биометрическую идентификацию, распознавание лиц, сведения о несовершеннолетних, полные реквизиты банковских карт и CVV, паспортные копии и пароли сторонних сервисов в свободных полях. Их возможная необходимость требует отдельного законного основания и предварительного согласования, а не просто загрузки в CRM. Не поручается принятие исключительно автоматизированных решений, порождающих юридические последствия для человека.

Реальные данные не используются в разработке и тестировании без отдельно зафиксированной необходимости, состава, мер и срока. Для обычных демонстраций применяются вымышленные записи. Поручение не разрешает создавать неучтённые копии на личных устройствах.

6. Обязанности оператора и исполнителя

Заказчик определяет и подтверждает законные основания обработки и её поручения Исполнителю, информирует субъектов, обеспечивает реализацию их прав, устанавливает минимально достаточные состав данных и сроки и назначает уполномоченных пользователей. Согласие субъекта на поручение обработки другому лицу обеспечивается Заказчиком, если иное не предусмотрено федеральным законом. Договорная отметка представителя не является согласием от имени всех клиентов и работников; необходимые согласия оформляются отдельно.

Исполнитель обрабатывает данные только в согласованных целях и по проверенным указаниям Заказчика, соблюдает конфиденциальность, применимые требования части 5 статьи 18, статьи 18.1 и статьи 19 Федерального закона № 152-ФЗ и обеспечивает безопасность порученных данных. Обязанности конфиденциальности распространяются на допущенных работников и привлечённых лиц и сохраняются после прекращения их доступа.

В течение действия поручения, в том числе до начала обработки, Исполнитель по запросу Заказчика предоставляет документы и информацию, подтверждающие принятые меры и соблюдение требований поручения и закона. При передаче исключаются чужие данные и действующие секреты; ссылка на конфиденциальность не отменяет обязанность подтвердить исполнение. Порядок проверки документов не даёт права на несогласованное вмешательство в работающую систему или данные других заказчиков.

Если указание выходит за пределы поручения или противоречит закону, Исполнитель сообщает Заказчику о причинах, запрашивает уточнение и не выполняет спорную операцию до устранения противоречия. Ограничение должно быть соразмерным и не затрагивать несвязанные данные и функции без необходимости. Обязательные действия по защите данных и исполнению закона выполняются независимо от такого уточнения.

7. Требования к защите

Исполнитель обязан определить актуальные угрозы и необходимые меры в своей зоне ответственности и обеспечить идентификацию пользователей, разделение организаций и ролей, индивидуальный ограниченный административный доступ, защиту паролей и секретов, защищённые соединения с проверкой подлинности, регистрацию значимых действий, управление обновлениями и уязвимостями, резервирование, восстановление и исполнение удаления. Обязательные меры по статье 19 закона № 152-ФЗ не ограничиваются этим перечнем.

Доступ работников Исполнителя предоставляется по конкретной задаче и организации с фиксацией выдачи и отзыва. Пользователям Заказчика не предоставляется доступ к чужим организациям. Рабочие и тестовые среды разделяются; выгрузки, журналы, ключи и резервные экземпляры учитываются и ограничиваются по доступу и срокам. Пароли и ключи не передаются в открытых URL, обычной переписке или публичных материалах.

До начала обработки Исполнитель определяет необходимые требования к защите, внедряет применимые меры и обеспечивает их подтверждение документами и проверками. Частота резервирования, срок хранения копий, порядок проверки восстановления и реагирования закрепляются в спецификации или отдельном соглашении. Показатели допустимой потери данных и времени восстановления, а также режим дежурства устанавливаются только после согласования и проверки их обеспеченности. Это не ограничивает обязательные требования закона к безопасности.

8. Инфраструктура и другие получатели

Для размещения Auto CRM и технического резервирования Исполнитель привлекает ООО «Яндекс.Облако», ИНН 7704458262, ОГРН 1187746678580, адрес: 119021, Москва, ул. Льва Толстого, д. 16, помещение 528. Применяются договор Исполнителя с поставщиком и его соглашение об обработке данных: https://yandex.ru/legal/cloud_dpa/ru/. Заказчик разрешает привлечение этого поставщика для указанных операций в пределах настоящего поручения и согласованной спецификации.

Фактические места обработки основной базы, файлов, резервных и иных технических копий фиксируются в спецификации по подтверждённым сведениям. Юридический адрес поставщика не заменяет адрес размещения базы. При изменении площадки или порядка резервирования Исполнитель проверяет соблюдение требований закона и согласованной спецификации. Размещение основной базы в российском облаке не означает, что все дополнительные подключения обрабатывают данные исключительно в России.

Для каждого дополнительного подключения стороны заранее фиксируют юридическое лицо и адрес получателя, его роль и договорную сторону, цель, категории субъектов и поля, операции и направление передачи, страны и места обработки, сроки, порядок удаления и основание. Получатель по прямому договору Заказчика и обработчик, привлечённый Исполнителем, обозначаются раздельно. Незаполненная запись не разрешает передачу.

Исполнитель возлагает на привлечённых им обработчиков необходимые договорные обязанности по конфиденциальности, защите, содействию в исполнении запросов, уведомлению об инцидентах и удалению и сохраняет ответственность перед Заказчиком. До привлечения нового обработчика согласуются его участие и необходимые изменения спецификации. В отношении цепочки облачного поставщика учитываются применимые договорные условия и сведения о его подрядчиках. Если изменение условий не позволяет соблюдать поручение, Исполнитель уведомляет Заказчика и согласует правомерное решение до соответствующей передачи. Условия поставщиков не отменяют обязательных требований закона.

9. Интеграции, ИИ и передача за рубеж

Телефония и записи разговоров, синхронизация с сайтом, платежи и чеки, email и сообщения, браузерные push, внешняя веб-аналитика и ИИ не включаются в поручение автоматически. До использования каждой функции с персональными данными согласуется запись в реестре подключений. В ней указываются только фактические подключения, а не все технически доступные адаптеры.

Для ИИ дополнительно определяются конечный поставщик модели, маршрут запроса, передаваемые поля CRM и история диалога, цели формирования ответа, страны обработки, срок хранения, доступ и удаление. Исполнитель проверяет условия поставщика в части использования запросов для обучения. Обучение внешней модели на порученных данных не разрешается настоящим документом. Промежуточный сервер в России или фильтрация текста сами по себе не подтверждают отсутствие передачи за рубеж либо полное обезличивание.

До новой трансграничной передачи стороны устанавливают получателя, страну, основание и условия обработки и выполняют применимые требования статьи 12 закона № 152-ФЗ. Согласование коммерческого подключения не заменяет необходимых правовых действий оператора. Неопределённый маршрут передачи не считается согласованным.

Требования к локализации при сборе персональных данных граждан Российской Федерации по части 5 статьи 18 закона № 152-ФЗ соблюдаются независимо от правил трансграничной передачи. Согласие Заказчика на интеграцию, уведомление о передаче за рубеж и российское размещение промежуточного сервера не заменяют соблюдение этих требований.

10. Обращения и инциденты

Заказчик принимает решения по обращениям субъектов своей базы. Исполнитель без неоправданной задержки передаёт ему полученный запрос, проверяет полномочия отправителя перед раскрытием или необратимым действием и содействует исполнению. Рабочее указание определяет организацию, достаточные признаки записи, действие и основание; паспортная копия не запрашивается автоматически, если достаточно менее избыточной проверки.

Исполнитель регистрирует выявленные признаки утраты, неправомерного доступа или раскрытия, принимает меры по ограничению последствий и незамедлительно после обнаружения уведомляет Заказчика, включая случаи части 3.1 статьи 21 закона № 152-ФЗ. Первичное сообщение не откладывается до окончания расследования или подтверждения события облачным поставщиком. Передаются известные обстоятельства, время обнаружения, затронутые организация и категории данных, предварительный масштаб, предполагаемые причины и последствия, принятые меры и контакт ответственного; сведения дополняются по мере проверки.

В случаях, предусмотренных частью 3.1 статьи 21 закона № 152-ФЗ, Заказчик как оператор уведомляет уполномоченный орган: в течение 24 часов — об инциденте и первоначальных обстоятельствах, в течение 72 часов — о результатах внутреннего расследования. Сроки исчисляются с момента выявления инцидента оператором, уполномоченным органом или иным заинтересованным лицом, а не с завершения переписки сторон. Исполнитель предоставляет сведения и содействие для исполнения этих обязанностей. Сроки ответа поставщиков не продлевают сроки закона.

До обработки стороны согласуют основной и резервный контакты, порядок замещения ответственных, контроль срочных обращений и эскалацию при отсутствии ответа. При инциденте Исполнитель сохраняет необходимые доказательства и журналы, ограничивает дальнейшее распространение и сообщает о ходе устранения. Это не даёт права бессрочно сохранять всю клиентскую базу под видом расследования.

11. Хранение, экспорт и уничтожение

Для каждой согласованной категории до начала обработки устанавливается срок хранения или проверяемое условие его окончания в рабочей базе, файлах, журналах, выгрузках и резервных копиях. Срок доступа к Сервису не означает одинаковый срок хранения всех записей. По достижении цели или прекращении правового основания обработка завершается в применимые сроки. Наличие иного законного основания для сохранения конкретных данных определяется и документируется отдельно, а не предполагается для всей базы.

При прекращении договора или законном указании Заказчика Исполнитель организует возврат согласованного состава записей и связанных файлов именно его организации по защищённому каналу и уничтожение данных, для которых прекратилось основание. Формат, получатель, технический порядок и применимые сроки фиксируются в спецификации до обработки. Экспорт не включает чужую базу, системные секреты и исходный код и не продлевает обязательный срок удаления.

Уничтожение охватывает рабочие записи, вложения, выгрузки, кэши, резервные, серверные и локальные копии в зоне ответственности Исполнителя и привлечённых им обработчиков. В отношении получателей по прямым договорам Заказчика Исполнитель передаёт необходимые сведения для организации удаления Заказчиком. Ротация одного хранилища не подтверждает уничтожение всех экземпляров. До допустимого удаления из резервной копии исключается обычное использование данных; при восстановлении ранее установленные ограничения и удаления повторно применяются до открытия доступа.

Техническая невозможность уничтожения в обязательный срок незамедлительно сообщается Заказчику с обоснованием, перечнем затронутых копий, мерами блокирования и планом завершения. Исключения применяются только в пределах закона и не устанавливаются односторонне настройкой резервирования. Сроки спецификации, проверка запроса и экспорт не продлевают обязательные сроки и не изменяют установленный законом момент их начала.

Уничтожение подтверждается документами и сведениями журнала в соответствии с применимыми требованиями, с указанием объёма, дат, способа и законно сохраняемых исключений. До уничтожения всех относящихся к запросу экземпляров полное исполнение не подтверждается. Минимально необходимые документы о выполнении поручения и договорных действиях хранятся отдельно на соответствующем основании; они не должны воспроизводить удалённую клиентскую базу.

12. Изменения, ответственность и контакты

Спецификация и изменения подтверждаются уполномоченными лицами с сохранением содержания, версии и даты. Для расширения целей, полей, получателей или стран требуется предварительное согласование и выполнение обязательных требований закона. Ранее настроенные подключения действующей организации проверяются до включения в новую спецификацию. Новая редакция не изменяет дату и содержание предыдущих договорённостей.

Заказчик отвечает перед субъектами как оператор, Исполнитель — перед Заказчиком за исполнение поручения в соответствии с законом и договором. Собственные публично-правовые обязанности каждой стороны сохраняются. Основания и размер ответственности определяются применимым законодательством и условиями договора. Обязанности конфиденциальности, завершения удаления и подтверждения исполнения сохраняются в необходимом объёме после прекращения доступа.

Рабочий контакт Исполнителя: info@onegolos.ru, +7 (999) 004-50-00. Реквизиты ООО «ВАНГОЛОС» приведены в оферте; контакты уполномоченных лиц Заказчика и подтверждённые каналы указаний определяются в спецификации. Этот документ не является политикой для посетителей, согласием субъекта или уведомлением Роскомнадзора и не заменяет их, когда они необходимы.